Als leidinggevende heb je wel eens te maken met medewerkers die zich vaker ziek melden dan gemiddeld (3 keer of meer). Dit mag gezien worden als veelvoorkomend verzuim. Gemiddeld melden medewerkers zich ongeveer 1x per voortschrijdend jaar ziek/ arbeidsongeschikt. Het is dan goed om na te gaan waarom ze overgaan tot een ziekmelding. Daarbij kan het zijn dat de medewerker iets wilt uitdrukken met zijn/haar verzuim.
Het besluit om te gaan werken of niet, hangt van veel meer af dan alleen medische aspecten. Bij de meeste ziekmelders spelen kwesties waardoor ze zich even niet opgewassen voelen tegen het werk. Dit kan werkgerelateerd zijn zoals het mislopen van een promotie of te weinig uitdaging op het werk (een bore-out). De oorzaak kan ook meer in de prive-sfeer liggen zoals mantelzorg activiteiten, een scheiding, of financiële problemen. Het is daarom goed om als leidinggevende / HR manager het gesprek aan te gaan.
MAAR WAT BESPREEK JE EN WELKE VRAGEN STEL JE?
Min of meer kun je het gesprek indelen in vier fasen.
1. Voorbereiding en introductiefase.
2. Inventarisatie/diagnosefase
3. Plan van Aanpak
4. Evaluatie/ afrondingsfase
VOORBEREIDING/ INTRODUCTIEFASE
Zorg voor een goede voorbereiding van het gesprek. Bedenk vooraf al wat je doelstelling wordt met het gesprek. Je kan er zelfs voor kiezen bij de uitnodiging voor het gesprek de medewerker ook vragen het gesprek voor te bereiden en daarmee er over na te denken. Het komt voor de medewerker dan niet als een verrassing. Het is daarom ook interessant het als beleid in het verzuimprotocol/ verzuimbeleid op te nemen zodat de medewerker bij voorbaat al weten dat het gesprek volgt bij 3 meldingen of meer.
In dit deel van het gesprek stel je eigenlijk nog geen vragen. Je zorgt min of meer voor een welkom en legt uit waarom je het gesprek wilt aangaan en wat het doel is.
“Wanneer je een medische reden signaleert voor het frequente verzuim, registreer het dan nergens en schakel de arbodienst in.”
INVENTARISATIE/ DIAGNOSEFASE
In deze fase van het gesprek gaan we op zoek naar de oorzaken/reden(en) voor het afwijkende, hoog frequente verzuimpatroon. Gaat het toch om een medische reden? Betreft het een privé- of juist arbeidsgerelateerde oorzaak?
Van belang is te weten dat je niet direct mag vragen naar de reden/oorzaak (AVG). Dat maakt het wat ingewikkeld. Aan de andere kant is het ook niet heel interessant omdat je het met name wilt hebben over de gevolgen van de ziekmelding. Het gesprek de-medicaliseren is dan ook logisch. Als de medewerker toch besluit open en transparant te zijn (je wilt immers de helpende hand bieden) dan is het van belang dat je hier niets over vastlegt.
Als er sprake is van ontevredenheid, minder binding en motivatie dan zal de drempel van een medewerker om zich ziek te melden lager komen te liggen en zien we vaak een hogere verzuimfrequentie. Aandacht besteden aan of de medewerker het nog naar zijn/haar zin heeft in het werk, of de functie nog uitdagend is, is dus van belang.
Het kan ook zijn dat er een medische reden is voor het frequente verzuim. Dit kan bijvoorbeeld bij overbelasting door mantelzorg het geval zijn. Of bij migraine. Als je dit signaleert, registreer het dan nergens. Schakel de arbodienst of een case manager in om op deze wijze toch je hulp aan te bieden. De arbodienst kan de medische situatie wel bespreken en hierover adviseren.
PLAN VAN AANPAK
Bedoeling is dat er een plan wordt opgemaakt waarin staat op welke wijze het verzuimpatroon kan worden doorbroken. Leg daarbij zoveel mogelijk het initiatief en ook (een deel van) de verantwoordelijkheid bij de werknemer. De vragen kan je hier op afstemmen. Als de medewerker er niet uit komt of je maakt de inschatting dat het onvoldoende is kun je als leidinggevende zelf suggesties doen. Vooral als het probleem werkgerelateerd blijkt te zijn maar dit kan natuurlijk ook als de oorzaak ligt in de privésfeer. Als leidinggevende kan je dan alsnog vaak helpen door mee te denken in het kader van bijvoorbeeld hulpverlening.
Het kan zijn dat jullie er bij 1 gesprek niet uit zijn of even bedenktijd nodig is om te komen tot een goed plan van aanpak. Neem die tijd dan en maak een vervolgafspraak. Tussentijds kan er over het Plan van Aanpak worden nagedacht. Advies is wel er niet meer dan 1 week tussen te laten zitten. De urgentie moet aanwezig blijven.
EVALUATIE/AFRONDINGSFASE
In deze fase van het gesprek evalueer je wat de medewerker van het gesprek vond. Het is ook van belang dat de concrete afspraken die in de fase hiervoor zijn gemaakt, worden vastgelegd. Dit biedt zowel voor de medewerker als de leidinggevende houvast.
Zorg ook dat je een vervolgafspraak maakt waarin je nagaat of het doel is behaald of moet worden bijgesteld. Laat dit deel van het verslag door de medewerker zelf opstellen, of doe het samen. Vaak blijven de afspraken dan beter beklijven.
Meer informatie of support nodig? Neem contact met ons op of informeer naar de mogelijkheden van een training voor de leidinggevende bij overbelasting of uitval door mantelzorgtaken in de privésituatie. We zijn bereikbaar via info@mantelzorgmetbeleid.nl